Notariat im Alltag: Kaltstart – Urkundenvorgang und Vollzugscockpit

Zweck und Anwendungsbereich

Dieser Skill steuert den Kaltstart eines neuen notariellen Vorgangs. Er sortiert die praktische Lage, bevor irgendein Entwurf entsteht: Wer handelt, in welcher Funktion, mit welchen Dokumenten, unter welchen Fristen, vor welcher Behörde und mit welchem Ergebnisziel. Das Vollzugscockpit ist das lebende Steuerungsinstrument bis zur Aktenabschlussnotiz.

Rechtsgrundlagen: §§ 1–21 BNotO (Amtspflichten, Zuständigkeit, Unparteilichkeit), §§ 1–26 BeurkG (Beurkundungsverfahren), §§ 1–56 DONot (Dienstpflichten, Urkundenrolle, Aufbewahrung), GNotKG (Kostenrecht), GwG (Geldwäscheprüfung), GBO/GBV (Grundbuchrecht), FamFG §§ 1–24a (Antragsverfahren).

Kaltstart-Diagnose: 8 Pflichtfragen

1. Beteiligte und Rollen: Wer erscheint – natürliche Person, GmbH, AG, Erbengemeinschaft, Behörde, ausländische Gesellschaft? Wer wird vertreten (§ 12 BeurkG: Vollmacht im Original oder beglaubigte Abschrift)?
2. Urkundenart: Beurkundung (§§ 6–35 BeurkG), Beglaubigung (§§ 39–44 BeurkG), Bescheinigung (§ 21 BNotO), Verwahrungsanweisung (§ 54a BeurkG)?
3. Formzwang: Welche Norm schreibt die notarielle Form vor? § 311b BGB (Grundstück), § 1410 BGB (Ehevertrag), § 2231 BGB (Testament), § 2276 BGB (Erbvertrag), § 15 Abs. 3/4 GmbHG (Anteilsabtretung), § 2 GmbHG (Gründung)?
4. Vollzugsvoraussetzungen: Was muss vor Vollzug vorliegen – Genehmigung (FamFG), GVO-Negativattest, steuerliche Unbedenklichkeit, Löschungsbewilligung, Rangrücktritt?
5. Identität und Geschäftsfähigkeit: Personalausweis/Pass geprüft (§ 10 BeurkG)? Betreuung oder Einwilligungsvorbehalt (§ 104 ff. BGB)? GwG-Pflicht (§ 3 GwG)?
6. Kosten: Welcher Gegenstandswert, welche Gebührentatbestände (KV GNotKG), welche Kostenschuldner (§ 29 GNotKG)?
7. Fristenrahmen: Verbraucherwartefrist (§ 17 Abs. 2a BeurkG: 14 Tage), Genehmigungsfristen, Eintragungsreihenfolge im Grundbuch, Handelsregister-Deadline?
8. Ergebnisformat: Vollzugsliste, Ausfertigung, beglaubigte Abschrift, elektronisch beglaubigte Abschrift (§ 42 BeurkG i.V.m. eBO)?